IT Beschaffung mit Strategie

Im Zuge von Industrie 4.0 und der fortschreitenden Digitalisierung sind neue IT-Produkte und -Leistungen stark gefragt. Doch für deren kosteneffiziente Beschaffung fehlen ganzheitliche Kooperationen zwischen Einkauf und IT.

Da digitalisierte Prozesse an Bedeutung gewinnen, steigt der Bedarf an IT-Leistungen in deutschsprachigen Unternehmen rasant. Zwar setzen zwei Drittel der befragten Unternehmen auf eine enge Kooperation zwischen IT-und Einkaufsabteilung, doch meistens wird der Einkauf erst spät in die Beschaffung von IT-Leistungen involviert: 61 Prozent der Unternehmen ziehen ihn erst im Ausschreibungsprozess hinzu, 42 Prozent arbeiten von der Anforderungsaufnahme bis zur Marktrecherche gar nicht mit dem Einkauf zusammen. So fehlt es dem Einkauf an Transparenz über den langfristigen Bedarf und die erforderlichen Standards — schlicht der IT-Strategie, die für eine erfolgreiche Einkaufsunterstützung von großer Bedeutung sind. Intern verschenken die Unternehmen hier viel Potenzial, ihre Kosten zu senken und mit gewonnenen Budgetspielräumen die Performance zu steigern

Gutes Teamwork spart Kosten

Firmen, in denen Einkauf und IT eng zusammenarbeiten, erzielten im Vergleich zum Vorjahr durchschnittlich höhere Einsparungen (8 Prozent) im IT-Einkauf als solche ohne Kooperation (5 Prozent). Der Benchmark liegt aber noch weit entfernt bei 21 Prozent möglicher Einsparungen. 76 Prozent der Unternehmen bewerten Kosteneinsparungen im IT-Einkauf als einen bekannt sind, bestehen intern noch viele Vorurteile gegenüber einer Zusammenarbeit. Vor allem das fehlende Fachwissen des Einkäufers wird beklagt (57 Pro-zent), aber auch die vermeintliche Verlängerung der Entscheidungswege im Unternehmen (46 Prozent) sowie die zu starke Fokussierung des Einkaufs auf den Preis (43 Prozent). Zwar beschäftigen 75 Prozent der befragten Unternehmen mindestens einen IT-Einkaufsspezialisten, doch lediglich 57 Prozent haben ihren IT-Einkauf zentral organisiert und nur 46 Prozent messen dabei relevante Kennzahlen, um den Erfolg ihrer Einkaufsleistung zu kontrollieren. Studienergebnisse belegen, dass Teilnehmer mit zentral organisiertem IT-Einkauf im letzten Jahr mit sechs bis zehn Prozent deutlich höhere Einsparungen im IT-Budget erzielt haben, als Unternehmen mit einem dezentralen IT-Einkauf. 69 Prozent versprechen sich eine aktive Unterstützung bei der Lieferantenauswahl, 78 Prozent bei der Qualitätssicherung. Obwohl die Vorteile einer Kooperation mit dem Einkauf nur für ausgewählten Bedarfe wie Hardware (83 Prozent) und Software (71 Prozent) ausgeprägt vorhanden ist. Die Beschaffung von IT-Dienstleistungen und IT-Beratung findet dagegen weniger häufig kooperativ statt (58 Prozent).