Was ist ein Kassenbuch?

 

Das Kassenbuch ist im Rechnungswesen ein Hauptbuch, das sämtliche Barzahlungsvorgänge (Bareinzahlungen, Barauszahlungen, Einlagen und Entnahmen) eines Unternehmens beinhaltet und zur Ermittlung des Kassenbestands dient. Ein Kassenbuch muss immer dann geführt werden, wenn ein Steuerzahler zur doppelten Buchhaltung verpflichtet ist und die Einnahmenüberschussrechnung nicht ausreicht. Davon betroffen sind in jedem Fall der Handel und unter bestimmten Bedingungen auch die Landwirtschaft und das Gewerbe.

Wenn Geschäftsvorfälle mit Barzahlung verbunden sind, ist eine sog. Geschäftskasse nötig. Die Barerlöse werden entweder alle einzeln aufgezeichnet, in eine Registrierkasse eingegeben oder als Gesamtbetrag bei Geschäftsschluss in der offenen Ladenkasse durch das Zählprotokoll als sog. Tageskasse oder Tageslosung erfasst. Der tägliche Gesamtbetrag wird in das Kassenbuch übertragen. Bei der offenen Ladenkasse erfolgt das in den Kassenbericht. Das Kassenbuch enthält die täglichen Aufzeichnungen der „Kasse“ — Einzahlungen und Auszahlungen — und wird in Kontoform geführt.^[1] Seit dem 1. Januar 2020 mit der Gültigkeit der KassenSichV muss jeder, der eine elektronische Registrierkasse verwendet auch ein digitales und ebenfalls manipulationssicheres Kassenbuch verwenden, welches nach Monatsabschluss nicht mehr verändert werden kann bzw. jede Änderung protokolliert. Excellisten oder gar Printvordrucke sind nicht mehr zulässig.

Der Saldo des Kassenbuches gibt an, wie viel Bargeld sich in der Geschäftskasse des Unternehmens befindet. Weiterhin beinhaltet das Kassenbuch auch die Buchungsbelege der festgehaltenen Geschäftsvorfälle. Der sich aus einem Kassenbuch ergebende Sollbestand muss jederzeit mit dem Istbestand der Kasse übereinstimmen („Kassensturzfähigkeit“).

Der Endbestand des Kontos „Kassenbuch“ (oder auch „Kasse“) taucht bei der Bilanzierung als aktives Bestandskonto im Umlaufvermögen auf (§ 266 Abs. 2 lit. B IV HGB).

Das Kassenbuch dokumentiert zu jedem Geschäftsvorfall die Informationen:

Datum

Datum und Uhrzeit des Geschäftsvorfalls

Beleg

Es ist der Beleg oder der Eigenbeleg nötig.

Belegnummer

Eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Zuordnung des Beleges bzw. der Quittung zu dem Geschäftsvorfall

Buchungstext

Beschreibung des Geschäftsvorfalls

Steuersatz

Der für diesen Geschäftsvorfall zu Grunde liegende Umsatzsteuersatz

Einnahme in Kasse

Der Betrag und die Währung des Geschäftsvorfalls, der als Einnahme in die Kasse dokumentiert werden soll, falls vorhanden. Das umfasst auch Anzahlungen und Einlagen.

Ausgabe durch Kasse

Der Betrag und die Währung des Geschäftsvorfalls, der als Ausgabe durch die Kasse dokumentiert werden soll, falls vorhanden.

Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer

Die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer, die sich aus Steuersatz und Einnahme bzw. Ausgabe aus der Kasse ergibt

Kassenbestand

Der aktuelle Kassenbestand unter Berücksichtigung der eingebuchten Geschäftsvorfälle.